רשומות שכר: מה לשמור & כמה זמן לשמור אותם

מחלקת העבודה (DOL) שכר ושעה חלוקת מציין כי רשומות שכר צריך להישמר במשך שלוש שנים; רשומות מס שכר, כגון מסי אבטלה, צריך להישמר במשך ארבע שנים; וכמה מדינות, כמו קליפורניה וניו יורק, וסוכנויות כמו ERISA, דורשות כמה רשומות להישמר במשך שש שנים.

הפורמט שבו רשומות אלה צריך להישמר משתנה לפי סוכנות. אנו נספק רשימת תרגול הטובה ביותר של מסמכי שכר כדי לשמור עם פירוט על כמה זמן לשמור רשומות שכר על מנת לעמוד בדרישות השונות, ולעתים סותרות.

אם אתם מחפשים תוכנה שכר לנהל את המשכורות שלך רשומות מקוונות באינטרנט, שקול להסתכל Gusto. הם יכולים לעזור לך ליצור מערכת ניהול מסמכים ללא נייר כדי להבטיח לך לשמור את המידע הנכון עבור כל רשומות השכר שלך.

כתב ויתור: Fit Small Business אינו מספק ייעוץ משפטי או מס. אשר את דרישות שמירת המסמכים עם אנשי מקצוע, משאבי אנוש, מקצוענים משפטיים ו / או מס במדינה שלך.

שלא כמו בקשות עבודה של המועמד ורשומות ראיון אשר צריך להישמר רק שנה אחת, מסמכים שכר צריך להישמר במשך שלוש שנים פעם אדם נשכר. דוגמאות תרגול הטוב ביותר של מסמכים כדי לשמור כוללים מסמכים שכירת המספקים את השם המלא של העובד, כתובת, מספר ביטוח לאומי, כמו גם I-9 טפסים, כרטיסי זמן, paystubs.

Best Practice שימור מסמכים - מה לשמור & במשך כמה זמן

פחות מ -3 שנים3 שניםיותר מ 3 שנים
מסמכים שכירת
I-9 מסמכים
כרטיסי זמן
Paystubs4 שנים
מדריך לעובד
הגדל מגדילה ולשלם כיתה2 שנים
מס מסמכים כמו W-4s4 שנים
FMLA השאירו פרטים
פרישה הכנסה ו 401k תוכנית פרטים6 שנים
מידע על סיום
כל המסמכים הנוגעים לסכסוך בתשלום או לעובדיםמשתנה

יש כמה יוצאים מן הכלל, כגון מסים מסמכים שיש לשמור במשך ארבע שנים, פרישה מסמכים הכנסה כי צריך להישמר במשך שש, אשר נתאר בפירוט רב בהמשך. בנוסף, בכל פעם שיש לך סכסוך סיום עם עובד, זה הנוהג הטוב ביותר להחזיק במסמכי שכר עד המחלוקת נפתרה.

מדינה ספציפית שכר שכר תיעוד

רוב המדינות לציית להנחיות השכר של מסמך השכר שסופקו על ידי ה- DOL וסוכנויות פדרליות אחרות. עם זאת כמה מדינות - קליפורניה, ניו יורק, אילינוי, וושינגטון - חקיקת משפיעה על מה רשומות שכר לשמור וכמה זמן לשמור רשומות שכר. הנה דרישות ספציפיות של המדינה, עם קישורים למידע נוסף.

  • ניו יורק יש גניבה השכר מניעת חוק זה מגדיל את הדרישה לשמור על רשומות שכר משלוש שנים נדרש על ידי DOL עד שש שנים.
  • קליפורניה דורשת כי כל רשומות שכר להישמר במשך שש שנים.
  • אילינוי דורש מעסיקים לשמור רשומות שכר במשך חמש שנים.
  • מדינת וושינגטון מחלקת העבודה והתעשייה תואמת את DOL במונחים של הדורש רשומות שכר להישמר במשך שלוש שנים, עם זאת, הדרישות עבור מה לשמור הם ספציפיים יותר. הם כוללים עונשים של 250 $ עבור כל עבירה ציות.

מאחר שחוקי המדינה עשויים להשתנות, הקפד לאשר כל דרישות שימור ייחודיות של נתוני שכר במדינה שלך.

איזה סוגים של רשומות שכר לא לשמור

כמה בעלי עסקים תוהים אם יש סיכון לשמירת מסמכים יותר מהנדרש. התשובה היא כן. יש להשמיד מידע פיננסי או אישי הקשור לשכר שאינו נדרש עוד, כגון פרטי חשבון בנק, דוחות אשראי או העתקים של כרטיס ביטוח לאומי לאחר מסגרת זמן השמירה, כדי למנוע שימוש לרעה בנתונים חסויים.

לדוגמה, I-9 טפסים, בדרך כלל נשמרים בתיקיה נפרדת לפי תאריך, צריך להישמר שלוש שנים, אבל לא עוד.

ברוב המקרים, יש לך שלוש אפשרויות אחסון עבור רשומות שכר שאתה צריך לשמור. אתה יכול לשמור את הקבצים בעצמך, תיבת למעלה ולאחסן את קבצי נייר מחוץ לאתר, או לשמור את המסמכים והנתונים אלקטרונית. הנה כמה שיקולים עבור נייר לעומת אחסון קובץ שכר אלקטרוני.

חנות חובה מידע שכר על מסמכי נייר

ישנן חברות אחסון כמו Iron Mountain כי ישמור את המסמכים נייר מאובטח אם אין לך מקום לשמור אותם במקום. היתרון של מאובטח מחוץ לאתר מתקן אחסון היא כי אתה לא צריך לדאוג שטח אחסון, או שמירה על מידע בריאותי סודי כגון טופס בקשה לעזוב, מלהיות נגיש לעובדים תוך הפרה של חוק HIPAA.

נסו את איירון מאונטיין

חנות חובה מידע שכר אלקטרונית

רוב משאבי אנוש שכר התוכנה יש יכולות אחסון מסמכים, או שמאפשר לך להעלות קבצים סרוקים כמו I-9 טפסים. לחלופין, באפשרותך להזין נתוני עובדים ישירות למערכת. למעשה, Gusto מנהלת את כל onboarding ותיעוד שכר אלקטרונית ... שמירה על כל הקבצים הדרושים שלך במקום אחד ולהפוך שמירה על מסמכים קל.

נסה את גוסטו

יש גם חברות כמו Docusign כי לאחסן נתונים אלקטרוניים בשבילך. עם זאת, עליך לוודא שהמחסן המקוון לאחסון נתונים מאובטח מפני שלנתוני שכר יש מידע רגיש, כגון תאריכי לידה, חשבונות בנק ומספרי ביטוח לאומי.

מי קובע איזה מידע שכר לשמור

בנוסף למסמכי השכר שיש לשמור, החברה לניהול משאבי אנוש (SHRM) מספקת רשימה מלאה של כל דרישות השמירה על המסמכים על ידי תעסוקה נוכחית וחוקי אפליה. סיפקנו רק את הסוכנויות האלה, כגון DOL ו- IRS, שמשפיעות על רשומות המשכורות לשמירה וכמה זמן לשמור על רשומות שכר:

DOL שכר וחטיבה שעה, הוגן העבודה תקנים חוק (FLSA)

FLSA דורש מידע שכר להישמר במשך שלוש שנים. זה לא מפרט כל מסמך מסוים להישמר, אבל האם דורשים מידע ספציפי כגון שם העובד, כתובת, מספר הביטוח הלאומי ואת שיעור התשלום. רוב המידע הזה ניתן למצוא מסמכים שכירת, paychecks או paystubs וכרטיסי זמן, כולל:

  • שם העובד המלא
  • מספר ביטוח לאומי
  • כתובת מגורים מלאה עם מיקוד
  • מין
  • תפקיד תפקיד (תפקיד או פונקציה)
  • סוג תשלום (לפי שעה, שכירים, עמלה)
  • שעות עבודה
  • שיעור תשלום
  • רווחים לפי סוג (רגיל, שעות נוספות ועוד)
  • סה"כ רווח נקי
  • מועד התשלום
  • תקופת עבודה (תקופת תשלום)

שירות מס הכנסה (IRS)

מס הכנסה דורש מס / עובד מסמכי המס להישמר במשך ארבע שנים כולל W-4s, תשלומי מס שכר, וכל W-2s כי הוחזרו שלא נמסר. בעוד DOL דורש מידע שכר להישמר רק שלוש שנים, שכן ניכויים מס שכר צריך להישמר ארבע שנים, ייתכן שתרצה להחזיק מעמד paystubs נייר במשך ארבע שנים, אלא אם כן יש לך את הנתונים המאוחסנים אלקטרונית.

שוויון הזדמנויות בעבודה (EEOC)

EEOC דורש מידע שכר להישמר מ 1-3 שנים, וכולל מידע כגון הגדלת הכשרון והרציונל לשינויים בשיעור הריבית כדי למנוע אפליה. לדוגמה, הערכות עבודה צריך רק להישמר במשך שנתיים, וזה משך הזמן עובד הנוכחי או לשעבר יש לבדוק את תיקיית כוח האדם שלהם במחלוקת על עליית שכר, על פי חוק שכר הוגן. המשך:

  • לשלם סולמות
  • הגדלת שכר (ו רציונל)

עובד פרישה הכנסה

ERISA דורש כי תוכנית פרישה מסמכים כמו פרישה תשלומים 401k תוכניות צריך להישמר במשך שש שנים. עם זאת, הם גם קובעים כי יש לשמור על רישומי התשלום כל עוד ניתן לתכנן את תכנית הפרישה, כולל:

  • מסמכי ההרשמה
  • מסמכי תשלום
  • המשכורות שכר נלקח

משפחה לעזוב חוק (FMLA)

FMLA דורש מידע שכר כגון מסמכי מדיניות החופשה, בקשות לעזוב, ולהשאיר תשלומים להישמר במשך שלוש שנים, עולה בקנה אחד עם DOL משכורת שיא שימור הדרישות. מידע זה זמין בדרך כלל במדריך למשתמש שלך, להשאיר מסמכים או על paystubs העובד:

  • השאירו מדיניות
  • השאירו בקשות
  • השאירו יתרות
  • השאר תשלומים

אנו נתאר להלן כמה מסמכים נפוצים להלן עומדים בדרישות של סוכנות מרובות, כגון יישום עבודה שמכיל את רוב פרטי העובד הכלולים או משלמים הכוללים שעות חשובות, רווחים ונתוני מס.

שכירת מסמכים כגון מכתב הצעה, כולל נתונים נדרשים DOL על העובד, כתובת מגורים שלהם, את תפקידם ואת שיעור התשלום שלהם. אם עדיין אין לך חשבון כזה, ייתכן שתרצה ליצור ולשמור גיליון נתונים של עובד, הכולל גם מידע נדרש, כגון מין העובד.

I-9 מסמכים כולל מידע על זכאות העובד לעבוד בארה"ב וכולל מידע נדרש DOL כגון שם מלא של העובד ומספר הביטוח הלאומי.

Paystubs להציג מידע כגון תקופת התשלום, שיעור התשלום והניכויים, ובדרך כלל להציג שעות עבודה בכל שבוע עבודה, הבסיס שבו משולם שכר, כמו גם שיעורי שכר קבועים לפי שעות או שכר, שעות נוספות וניכויים. צריך תבנית paystub?

כרטיסי זמן שעות עבודה עבד, כולל הפסקות צהריים שלא שולמו שעות נוספות. הם יכולים להיות נייר או אלקטרוניים, כל עוד הנתונים הנדרשים נשמרת במשך שלוש שנים. לחץ כאן כדי לחשב כרטיסי זמן.

סיום מסמכים להציג את תאריך העבודה האחרון וכל תשלומים סופיים כגון תשלום משולם ללא תשלום או ניתוק. לחץ כאן עבור מכתב סיום הדוגמה.

הערכת משרות וחוות דעת שכר להראות רציונליות לעליות שכר ולהגדיל את הכשרון כפי שנדרש על ידי EEOC. לחץ כאן כדי לנהל ביקורות ביצועים.

השאר תיעוד המציג תאריכי חופשה, וכל סכומי החופשה המשולמים לפי הנדרש על ידי FMLA. לחץ כאן כדי להגדיר תוכנית כמו חופשת לידה.

פרישה הכנסה הצהרות המציגות סכומי תשלום ומסמכי תוכנית כפי שנדרש על ידי ERISA, כולל חיסכון 401k תוכנית רישום והצהרות המציגות תרומות עובדים. לחץ כאן כדי להגדיר תוכנית חיסכון לפרישה לעובדים.

ספרי עבודה של עובדים לעתים קרובות לתאר כל דבר, החל מועדי תשלום וחגים עד סיום וניתוק. זה הנוהג הטוב ביותר להחזיק את המדריך לעובד במשך שלוש שנים לפחות.

קבצי כוח אדם לעתים קרובות מכילים הרבה תיעוד זה. לכן, דרך פשוטה להישאר תואם היא תיבת קבצים אדם לאחר עובד עוזב את החברה ולשמור אותם קבצים במשך שלוש שנים. עם זאת, אם תיעוד מס העובד מאוחסן בקובץ העובדים של העובד במקום בקובצי שכר ותיקי מס נפרדים, אז תרצה לשמור אותם במשך ארבע שנים.

הדבר החשוב ביותר שיש לזכור כאשר להרוס קבצים לאחר תאריך החזקתם עבר, היא כי הם חייבים להיהרס בבטחה. אתה יכול לגרוס אותם במשרד שלך, או אם אמצעי האחסון הוא גדול, ייתכן שתרצה להשתמש בחברה אשר מרים וגוזל מסמכים עסקיים במיקום שלך או מחוץ לאתר, כמו ברזל ההר.

מסמכי שכר עם התווית 'הרס אחרי'

שמור יומן של מה שהרס

אתה גם רוצה לשמור יומן של מה המסמכים היו לגרוס ומתי. זה יכול להיות פשוט כמו גיליון המציג את סוג של מסמכים הרס, איך הם נהרסו - shredded, שרפו - וכאשר הם נהרסו. עדיף גם להוסיף חתימה או תאריך ראשוני, כך שאם יש לך שאלות על מסמכים שנהרסו, אתה יכול ליצור קשר עם האדם שהרס אותם.

תיעוד שימור אחר שיקולים

למרות ששלוש שנים מספקות לשימור רישומי שכר ברוב המדינות, ה- SHRM מציע את ההנחיות הבאות לרשומות העובדים של העובדים באופן כללי, וטוען בצד השמרני כדי להתאים לשינויים בין רשויות המדינה והסוכנויות הפדרליות. הם ממליצים על הפעולות הבאות:

  • 2 שנים - אורך מינימלי של זמן כדי לשמור על רשומות שכירת לאחר שכרת מישהו
  • 3 שנים - משך הזמן המרבי כדי לשמור I-9 רשומות עקב מידע סודי
  • 6 שנים - משך הזמן לשמור על כל רשומה הקשורים הטבות רפואיות, תוכניות וניכויים
  • 7 שנים - משך הזמן כדי לשמור על רשומות הסיום

בנוסף, לילי Ledbetter שכר הוגן חוק מאפשר לעובדים לבחון קובץ כוח אדם משלהם עד שנתיים לאחר סיום. המרכז הלאומי לנשים חוק מייעץ למעסיקים לשמור רשומות שכר ותעסוקה עד חמש שנים לאחר העובד הסתיים במקרה אתה צריך להגן על עצמך מפני הוגן תביעה חוק.

יהיה עליך לעקוב אחר חוקי DOL, כמו גם מדינה ודרישות סוכנות פדרלית אחרות בעת שמירת מסמכים. שמור מסמכים המשכורת כל עוד יש צורך, אבל כבר לא - כדי להגן על מידע סודי משחררים. ופעם את "להרוס אחרי" תאריך עבר, כדי להיות בטוח לגרוס אותם כדי למנוע גישה לא רצויה למידע סודי.

כמובן, אם אתה לא רוצה לדאוג לשמור על שימור שיא, שקול להשתמש All-in-One HR, יתרונות ושכר שירות עם אחסון מסמכים אלקטרוניים, כמו Gusto.

נסה את גוסטו

צפה בסרטון: J. Krishnamurti - Brockwood Park 1976 - Discussion 3 - Can I completely change at the very root? (נוֹבֶמבֶּר 2019).

Loading...