31 קריטי Business עסקים כללי התנהגות

עובדי ארה"ב מעריכים, בממוצע, כרבע משבוע העבודה שלהם קוראים ומענים לאימיילים. אבל למרות העובדה, הרבה אנשי מקצוע עדיין לא יודע איך להשתמש בתקשורת דוא"ל כראוי.

כדי למנוע ממך לפתח הרגלי דוא"ל גרועים, שאלנו 31 אנשי מקצוע מובילים לחלוק את מיטב עצות הדוא"ל שלהם. אלה יעזרו לך לשפר את התקשורת היומיומית שלך באינטרנט כדי להבטיח לך לקבל את התוצאות הטובות ביותר עבור החברה שלך.

הנה העליון 31 עסקים הדוא"ל נימוסים טיפים מן המקצוענים:


1. הישאר רגוע

ג 'ורג' בארס, מאמן, אימון היעד

שליחת דוא"ל כועס או רגשית היא לא רעיון טוב. אנשים לפעמים נותנים את הרגשות שלהם לקבל את הטוב ביותר מהם לכתוב הודעות דוא"ל עם סימני פיסוק מרובים וכל אותיות הון כדי להראות עד כמה הם כועסים. נסו להירגע תחילה. פעולה זו יכולה לסייע לך להימנע משליחת דוא"ל שתצטער עליו.


2. השתמש חתימה עם פרטים ליצירת קשר בכל הזמנים

פיט סולאנו, מנהל האבטחה הראשי של מערכות מידע, מערכות ROX

כלול חתימה מלאה עם פרטי קשר מתאימים הן באימייל חדש והן בהודעות דוא"ל. לחלק מהלקוחות שלנו ונציגי המכירות שלנו אין חתימה בעת שליחת דוא"ל חדש או בעת מענה לדוא"ל שאין להם חתימה. בדוק אלה 25 דוא"ל חתימה דוגמאות להשראה.


3. להתאים את הטון שלך היחסים עם הנמען

אולי סמית, מנכ"ל, ExpertSure

חשוב להבין עם מי אתה מדבר ולמדוד את שלב היחסים שלך, כך שתוכל לשנות את הטון שלך כמו היחסים מתקדמת. מחקר מפורסם הראה כיצד אפילו מנהלים בכירים בדרג ג 'רק יש מטבע לזרוק סיכוי של פרשנות נכונה את הרגש מאחורי דוא"ל. כפי לכאורה מקצועי זה יכול להיות עבור exec ברמה העליונה להשתמש בהם, emojis ו GIFs נמצאים בחלק העליון של ערימת כאשר מדברים עם צוות עכשיו. מה אתה חושב מעלה את המוטיבציה יותר: "עבודה נהדרת, לשמור על זה" או "זה ממש איך אני מרגיש לגביך עכשיו." עם זאת, הדוא"ל האחרון יהיה לגמרי לא מתאים למגע הראשון שלך עם ספק B2B. זה באמת מגיע ליכולת שלך לקרוא את המצב ולהתאים במהירות.


4. הפוך את חתימת הדוא"ל שלך נראה מקצועי

וולודימיר Zastavnyy, מנכ"ל, NEWLDSTAMP

למרות החתימה "נשלח מ iPhone שלי" לפעמים יכול לעבוד כתירוץ שגיאות הקלדה, ברוב המקרים את הדוא"ל העסק שלך צריך להכיל מראה מקצועי לחתום. חתימה אפקטיבית דוא"ל העסק כולל את שמך ואת המיקום, מידע ליצירת קשר, את headhot או לוגו החברה, קישור לאתר האינטרנט שלך ואת סמלי מדיה חברתית. תוכל גם להוסיף מודעות קידום מכירות לתמיכה בפעילות השיווק השוטפת שלך. כתובת הדוא"ל של העסק שלך אינה קורות החיים שלך. נסו לשמור את זה פשוט מינימליסטי, כולל רק את המידע החשוב ביותר עבור העסק שלך והן למטרות תקשורת. אל תשתמש בסגנונות גופן, בגדלים ובצבעים - מכיוון שהדבר גורם לעסק שלך להיראות לא עקבי.


5. עקוב אחר הודעות דוא"ל ולהגיב מהר יותר עם CRM

מגי אלנד, עורך, התאמה עסקים קטנים

האם לא יהיה נהדר אם אתה יודע מתי מישהו פתח את הדוא"ל שלך ולחץ על הקישור ששלח? Freshsales הוא CRM המסייע לך לעקוב אחר כל המידע על הסיכוי, כולל איפה הם בתהליך המכירה וכל הדוא"ל שנשלחו והתקבלו. אתה מקבל הודעות מיידיות כאשר הדוא"ל הוא קרא ואם הקשר שלך לחץ על כל הקישורים, כך שתוכל מעקב מהר יותר. Freshsales גם מציעה תבניות דוא"ל להתאמה אישית, תזמון דוא"ל, ותפוצה רחבה אישית הודעות דוא"ל. לחץ כאן לתקופת ניסיון בחינם ל -30 יום.


6. סוף האימייל עם 'האם זה עוזר?'

נתן Kontny, מנכ"ל, Highrise

זה במיוחד עבור הודעות דוא"ל ללקוחות / מוביל הזקוקים תמיכת הלקוחות. יותר מדי הודעות דוא"ל תמיכה בסופו של דבר לגרום ללקוח להרגיש כאילו הם מטרידים את החברה הם בדוא"ל. על ידי שאילת שאלה כמו 'האם זה עוזר?', אתה נותן ללקוחות שלך לדעת שאתה בטוח כדי לוודא שהבעיה שלהם נפתרה לחלוטין או שהם מקבלים הזדמנות לשמור על שיחה על הדוא"ל עד שהוא.


7. השתמש באינטרנט כלים מושלם דקדוק ומעקב

בארט Turczynski, עורך, Uptowork קריירה עצות אתר אינטרנט

כעורך, אני פוחדת שמא אשלח אימייל מודפס. אני שונא לחשוב מה הסגנון הדקדוק והדקדוק היה אומר עלי ועל הכישורים המקצועיים שלי. אני משתמש ב- Grammarly כדי להגות את ההתכתבות שלי. אני יכול לחפש משפטים מסוימים ב Writefull גם כן. לבסוף, כאשר מתקשרים עם לא ילידי דובר אנגלית, אני יכול אפילו לסרוק את ההודעה של יישום המינגווי. אני לא רוצה לדאוג לזכור כאשר אני צריך מעקב, אז אני משתמש Mixmax לעקוב אחר הודעות הדוא"ל שלי ולהגדיר תזכורות אוטומטיות ידניות. מעקב אחר עניינים ואינו עניין מזויף. כדי כמה נמענים, לא עוקב אחר עולה כי לא היית רציני לגבי הרעיון שלך מלכתחילה.


8. פורמט הודעות דוא"ל ארוכות כראוי

ארי בנאיאן, מחבר, קן הרגל

נצל את העיצוב של הודעות הדוא"ל שלך באמצעות מודגש, נטוי, ו underlining בעת כתיבת דוא"ל ארוך. יש פעמים שאנחנו צריכים לשים הודעות דוא"ל ארוכות יחד עם נקודות חשובות ביותר. באמצעות שלושה סגנונות אלה יכולים לעזור להפוך את הודעות הדוא"ל שלך יותר לעיכול יהיה להצביע על משפטי מפתח לקורא כי הם לא צריכים להתעלם. הודעות דוא"ל ארוכות יכול גם להיות יותר digestible עם נקודות כדור גם כן!


9. השתמש בדגמי עדיפות עם שיקול דעת

Meghan Casserly, צוות, פורבס

השתמש רק בדגל בעל עדיפות גבוהה בעת הצורך. שימוש זה יותר מדי יהיה בסופו של דבר יש השפעה הפוכה כמו המקבלים היה חושב שאתה תמיד תג הודעות דוא"ל שלך כמו עדיפות גם אם זה לא. אם הדגל שלך הוא מחוץ לקו, אתה יכול לעצבן את הלקוחות שלך, עמיתים, או כל האנשים שאתה עושה עסקים עם.


10. הגהה הכל

פטרישיה סימפסון, מנהלת אוניברסיטת אילינוי באורבנה-שמפיין

בדוק את ההודעה שלך עבור שגיאות הקשריות שבדיקת האיות לא תתפוס. לקרוא מחדש את ההודעה שלך לפני שליחתו ... בדיקת איות לא לתפוס את הכל!


11. השתמש בידע מקצועי

טאי מקלפלין, סמנכ"ל כספים,

באמצעות "היי", "יו", או "היי" הוא לא מקצועי, לא משנה כמה טוב אתה מכיר את הנמען. השתמש "היי" או "שלום" במקום. כדי להיות רשמית יותר, השתמש "יקר (הוסף שם)." באמצעות השם של האדם בהצדעה - "שלום רוברט" - הוא מתאים למדי, אבל זכור לא לקצר את שמו של אדם, אלא אם כן ניתנת לך רשות לעשות זאת.


12. הימנע משימוש בתמונות רקע

רובין שוורץ, שותף מנהל, משרות MFG

אל תשתמש בתמונות רקע או במכתבים. כמה לקוחות דוא"ל כמו Outlook מאפשרים לך להחיל רקע על ההודעות היוצאות שלך. זה צריך להימנע כמו תמונות או נייח יכול לקחת הרבה מקום בעת שליחת דוא"ל. כמו כן, כאשר מישהו מנסה להשיב לדוא"ל שלך, הרקע מוחל באופן אוטומטי. נייחים עם פרפרים ורקעים של הצבע האהוב עליך אור כחול אינם מיועדים הודעות דוא"ל העסק שלך. שמור את הגופן קריא ובצבע שאינו מסנן את העיניים.


13. ודא שורת הנושא שלך רלוונטי & תיאורי

ורוניק Deblois, מזון Blogger, מזון ויין Chickie

זה נראה בסיסי לחלוטין, אבל כולל שורת הנושא הרלוונטי דוא"ל הוא קריטי. עם מספר הודעות דוא"ל שאנו מקבלים בכל יום, להיות מסוגל לפענח במהירות אילו הודעות דוא"ל לוחצים הוא המפתח.


14. הפוך את השלב הבא נקה עבור מקבל הדוא"ל שלך

ד"ר מליסה Gratias, סגן נשיא, אימון Sandler

לעתים קרובות מדי, המטרה או התוצאה המיועדת של אימייל אינה ברורה. כדי להבטיח שמישהו שמקבל את הדוא"ל שלי יודע בדיוק מה לעשות, שמתי את המילים פעולה המבוקשת: ב מודגש ופעל עם, ניחשתם את זה, את הפעולה אני מבקש את הקורא לבצע. זה תופס את העין, מונע ממני להעתיק אנשים שאין להם פעולות לבצע, ומייצר תוצאות, ולא רק עונה על הודעות הדוא"ל שלי.


15. תמיד כתובת הנמענים בשם המשפחה שלהם

מריאן פרקר, מייסדת, מנור של מאנרס, Intl

האדם יידע אותך כיצד לטפל בהם בדוא"ל הבא. אם הדוא"ל חתום עם השם הפרטי ושם המשפחה, עליך להמשיך לפנות אל האדם בשם המשפחה. אם הוא חתום רק עם השם הפרטי, אז יש לך את האור הירוק כדי כתובת הפרט על שמו הפרטי.


16. לחבק תבניות עבור התאמה אישית

אלכס בראון, מנהל שיווק דיגיטלי, ProjectManager.com

בעת שליחת הודעות דוא"ל ללקוחות לעבודה או ללקוחות פוטנציאליים, אל תפחד להשתמש בתבניות. כלים כמו BuzzStream, בומרנג, ואחרים מאפשרים שימוש בתבניות הניתנות להתאמה אישית ומעקב בעת ביצוע קמפיין שיווק בדוא"ל. זה יכול להיות מאוד זמן רב כדי לייצר הודעות דוא"ל מקורי אם יש לך הרבה לקוחות פוטנציאליים להגיע אל. מצאתי תבניות שמאפשרות התאמה אישית ייחודית בדרך כלל מוצלחות יותר מאשר הודעות דוא"ל בעבודת הפרט. Crafting תבניות עבור מצבים שונים, אם אתה דוא"ל עמית, צוות המכירות שלך, או לקוח פוטנציאלי מוודא כי כל המידע החשוב קיים הדוא"ל ואת בסדר זה עובד.


17. שמור את הודעות הדוא"ל שלך ברור & תמציתית

Nate Masterson, מנהל שיווק, Maple Holistic

כשמדובר שליחת דוא"ל מקצועי, חשוב לזכור כי אתה צריך להיות ברור ותמציתי ככל האפשר. אתה רוצה את הצבע שלך להתקל בקלות לקחת קצת זמן לקרוא ככל האפשר. השתמש ברשימות ממוספרות או בייצוגים חזותיים של נתונים כדי להפוך את המידע לזיהוי וקל להבנה. לבלות קצת זמן על Photoshop או Excel - או שיש את הבית שלך מעצבים גרפיים לעבוד על כמה תמונות מוכן - יכול להפוך את התהליך הזה הרבה יותר קל. חשוב לזכור שבמקרים רבים, הודעת האימייל שתשלח תהיה נקודת הקשר הראשונה שלקוח או לקוח עשויים להיות עם העסק שלך.


18. תן את האפשרויות מרובות נמען בעת ​​הגדרת פגישה

קריסטל ל ביילי, מנהל מכון ההתנהגות של וושינגטון

המטרה שלי בעת הגדרת פעמים עבור שיחות ופגישות היא להפחית את הלוך ושוב. על ידי הצעת זמן חלונות בטון, אני מוצא כי אני יכול לעתים קרובות לצמצם את הזמן 1-2 הודעות דוא"ל במקום 5-6.


19. השתמש העיוור פחמן העתק (BCC) כדי להפוך את הודעות הדוא"ל שלך להופיע יותר אישי

קרול Kaemmerer, Executive LinkedIn מאמן, Kaemmerer Group LLC

העסק האהוב עלי דוא"ל טיפ הוא שימוש תכוף של העיוור פחמן העתק (BCC). לדוגמה, אם אני רוצה לשלוח מאמר למספר אנשים שאינם קשורים, אין צורך לדעת מי עוד מקבל אותו. נראה יותר אישי אם שם הנמען הוא היחיד שמופיע מאשר אם 20 אנשים מוצגים ברשימה אל. כמו כן, אם אתה שולח משהו לאנשים לא קשורים, זה נחשב לא מנומס לחשוף את כתובת הדוא"ל שלהם לאנשים שהם לא מכירים. כמובן, ישנם מקרים שבהם חשוב להראות כי שלחת את כולם בתוך קבוצת עבודה או צוות, ולכן השימוש ב- Bcc אינו מתאים בכל מקרה.


20. השב מיד

ג 'ני האריס, מנהל התעשייה האזורית, EDPNC

שותף עסקי סיפר לי לפני מספר שנים כי אני תמיד צריך להשיב להודעות דוא"ל בתוך 24 שעות, לא משנה מה. גם אם אני לא יודע את התשובה לשאלה שהוצגה בדוא"ל, גם אם אני בעיצומו של מועד סיום הפרויקט, זה אדיב לשלוח תגובה פשוטה לומר שקיבלתי את הדוא"ל שלהם יגיב בקרוב.

זה עושה שני דברים. ראשית, הוא מאפשר ללקוח / הלקוח / השולח לדעת כי הם חשובים לי וכי אני לא מתעלם מהם על ידי לא להגיב עד ימים לאחר מכן. שנית, זה נותן לי זמן נוסף כדי למצוא את כל המידע המבוקש.


21. להציג את עצמך מיד

שרון שוויצר, כללי התנהגות בינלאומיים מומחה ומייסד, גישה לתרבות

בתרבויות הישירות כמו ארה"ב, הנוהג הטוב ביותר הוא שהשולח יציג את עצמו בשמו הפרטי ושם המשפחה שלו עם מידע רקע בכמה השורות הראשונות. לדוגמה, "גב 'מנדל היקרה: שמי שרון שוויצר, מייסד הגישה לתרבות; הופניתי אליך על ידי ... "או" שמי שרון שוויצר ואני מומחה עסקי בינלאומי שכותב לך על ... "זה חשוב במיוחד כאשר מציגה את עצמך לאנשי קשר חדשים, לקוחות פוטנציאליים, לקוחות ומעסיקים שרוצים לדעת כיצד קיבלת את פרטי הקשר שלהם.


22. לאחר פגישה עם לקוח, שלח להם דוא"ל "תודה" בהקדם האפשרי

מרינה בייז'אנובה, קופונדר, פרונקיה

לאחר פגישה פוטנציאלי או לקוח קיים, אני שולח להם דוא"ל תודה לפני שאני אפילו לעזוב את מגרש החניה! הודות לטכנולוגיה המודרנית, אני כבר לא צריך לחכות כדי לחזור למשרד שבו אני חייב לקבל מוסחת עם סדרי עדיפויות אחרים. אני גם רוצה לנצח אותם על האגרוף כדי להראות הערכה על הזמן שלהם. כאשר אנשי הקשר שלי מקבלים את פתק קצר, אך מרשים להפליא להודות להם על הזמן שלהם רמז על כמה נקודות נגענו במהלך הדיון שלנו, הם מתרשמים כל פעם. אני ממליץ לך לנסות את זה, ואתה תקצור הטבות מיידיות!


23. תן למנויים את הבחירה לבטל

סופיה לימון, בעלים, צילום עבור אנשים מאושרים להפליא

הטיפ שלי הוא לבעלי עסקים המשתמשים בפלטפורמות כמו MailChimp לניהול רשימת דוא"ל. חשוב מאוד לתת רשימה שלך את האפשרות לבחור את התדירות שבה הם מקבלים הודעות דוא"ל ממך. לדוגמה, הרשימה שלי יש אפשרות לקבל הודעות דוא"ל שבועי, חודשי, לאירועים מיוחדים, ועל אירועים מיוחדים ותחרויות. על המנויים תמיד לבחור את האפשרות לבטל את הסכמתם להודעות אימייל. מתן אפשרות לפלח את הקטע שלך יקטין את ההרשמה.


24. תן אימיילים שלך מגע אישי

קלייטון קומבס, משווק, עורכי הדין

בעת שליחת מיילים ללקוחות פוטנציאליים, חשוב מאוד להתייחס לאדם באופן מקצועי, אלא גם באופן אישי. כתובת הפרט על פי שם. הוסף שאלות בדוא"ל שלך שיעזרו לך להכיר את האדם הזה, אך הימנע משאלות סטריאוטיפיות שדומות למשהו שדואר זבל יבקש. האם המחקר שלך לפני שאתה שולח את כל הדוא"ל, במיוחד אם הדוא"ל הולך לקוח קיים. ודא כי אתה הכתובת אל האדם הנכון.


25. רשימת מסמכים בשורת הנושא שלך

טיילר סטאקי, קופירייטר & מדיה פלאנר, איינסלי שיי

לחברה שלנו יש פרוטוקול regimented כשמדובר שורות הנושא דוא"ל. הפורמט הוא תמיד הלקוח ואחריו משלוח או נושא ואחריו גרסה של המסמך. בנוסף, אם המסמך המצורף לדוא"ל זקוק להעתקה או להעתקה, הכלול גם כן. זה בסופו של דבר מחפש משהו כזה:

שורת הנושא של הדוא"ל:

הוכחה של Client_Memorandum_V1_needs

זה לא רק משאיר מקום אפס לבלבול, אבל גם עושה את זה רוח למצוא הודעות דוא"ל מסוימות בתיבת הדואר הנכנס שלך.


26. הימנע התנהגות ספאם

יהושע פיינברג, סגן נשיא ומייסד, SP Home Run

אל תשלח אימייל לזרים שאינם מצפים לשמוע ממך. יש מילה בת ארבע אותיות (דואר זבל) שתעצב אותך ואת המוניטין של החברה שלך עם הרעים. כמו כן, אל תעשה את כל מדי נפוץ טעות בהנחה כי חיבורי LinkedIn שלך נתנו לך רשות לייבא את פרטי הדוא"ל שלהם לתוך ספק שירותי הדוא"ל שלך (ESP) או פלטפורמת אוטומציה שיווק עבור דואר אלקטרוני המונית.


27. הימנע אימייל הפיצוצים

דיאן אליזבת, מייסד, טיפוח העור

ירי מאות הודעות דוא"ל עשוי להיראות כמו הדרך הטובה ביותר כדי לעסוק במהירות מוביל פוטנציאליים, אבל לפעמים מגע אישי עובד טוב יותר. קודם כל, מנהיגים עסקיים הופכים savvier וזה קל לזהות קמפיין דוא"ל המונית במרחק קילומטר.

אפילו מסעות הפרסום הטובים ביותר חסרים את האותנטיות. במקום זאת, למצוא את הלקוחות הפוטנציאליים הטובים ביותר שלך, ללמוד את העסק שלהם ואת הצרכים, ולשלוח דוא"ל אישי מאדם אחד למשנהו. זה דורש זמן נוסף ותשומת לב, אבל תוכל לקצור שיעורי המרה גבוהים יותר קשרים ברשת חזק כתוצאה מכך.


28. אל תכה "השב לכולם" כאשר ההודעה שלך אינה חלה על כל

מוניקה פריאל, מנכ"לית ראשית, כאוס להזמנה

הטיפולים האהובים עליי בנושא הדוא"ל הם להיות מאוד ברורים כאשר אתה משיב "השב לכולם". בעסקים, זה נוהג נפוץ להעתיק את כל ולהשיב על כל הדוא"ל ובכך העומס את תיבת הדואר הנכנס של כולם. להיות סלקטיבי על מה שאתה שולח ולומר כדי לא לבזבז זמן ופרודוקטיביות.


29. למד את השימוש המתאים CC & BCC

קריסטין ניל, הבעלים, מותגים Markon

למד CC ו BCC ולהשתמש אחראי: זה תמיד קצת לשפשף כאשר אתה לוקח את הזמן כדי CC מישהו ולאחר מכן את הנמען של הדוא"ל רק מגיב השולח המקורי, שוב ושוב. CC הוא על שמירה על מישהו יודע, זה כמו הודעה לדחוף פרימיטיבי כדי ליידע אותך כי אנשים עושים משהו שאתה צריך לדעת. אלא אם כן ברור שאתה יכול להמשיך בלי אותו אדם, לשמור על CC הולך. באופן דומה, BCC הוא כלי שימושי בעת שליחת אימייל לאנשים שאת הדוא"ל שלהם אתה מעוניין לשמור על סודיות. זה נהדר עבור שליחת דוא"ל רשימה של אנשים. זה נהדר ... חוץ מתי זה לא בשימוש ואז אתה ועשרים ושבעה אנשים שאתה לא יודע, יש דוא"ל עם שמות של אחרים על כל זה.


30. הישאר רשמית

פייג 'נייג'אם, בעל זיכיון, ציורי סרטאפרו של חוף דרום ובוסטון

זה תמיד חשוב להסתכל מקצועי, אבל בעסק החוזה, התנהגות מקצועית מאוד בדוא"ל בולט הקבלנים כי עדיין לכתוב ציטוטים שלהם על גב של חתיכת נייר קלסר. דוא"ל הוא כמו אירוע חברתי - עדיף להיות רשמי מדי מאשר underdressed. משמעות הדבר היא שימוש באותיות רישיות, פיסוק, ודקדוק טוב (אני לא יכול להגיד לך כמה "אני" אני מקבל אפילו באותיות כיסוי!). זכור, אם היית באמת חברים עם הנמען, סביר להניח שאתה לא משתמש בדוא"ל כדי להתאים להם מלכתחילה.


31. אף פעם לא להעליב את המתחרים שלך

מל leras, הבעלים / מעצב מבנית, HoneyLove אדריכלות & גינון

אחד הכללים המובילים שלי: לעולם לא להעליב אף אחד בדוא"ל. לא מתחרים, לא ספקים כי לא עמד בציפיות שלך, ובוודאי לא את הדוא"ל של הנמען.


כשמדובר בעסקים - מקצועיות ואדיבות לעולם לא יסתלקו. להכות את התחרות שלך, לזייף יחסים פורה עם שותפים, וליצור קשרים עם לקוחות גדולים בעזרת 31 עצות נימוסים דוא"ל.

לפני שאתה אפילו חושב על שליחת דוא"ל עסקי, ודא שיש לך כתובת דוא"ל מקצועית (למשל: [email protected]). למד כיצד להגדיר את כתובת הדוא"ל העסק חינם במאמר שלנו.

צפה בסרטון: Zeitgeist Addendum (אוֹקְטוֹבֶּר 2019).

Loading...