מדריך לתכנון אירועים מהלכים מיוחדים לגיוס תרומות

מתכנני אירועים מיוחדים - במיוחד אלה בעולם ללא מטרות רווח - יודעים כי ארגון אירוע התרמה חיצוני הוא רעיון נהדר. אירועים מסוג זה, כמו רעיונות לגיוס תרומות קהילתיים אחרים, דורשים כי התכנון לאירוע בשנה הבאה יחל מיד לאחר סיום אירוע ההתרמה השנה. חשוב לתאר את האירוע ולדון מה הלך טוב ועל מה ניתן לשפר בזמן שהאירוע עדיין טרי במוחו של הצוות. דיון על ההצלחות והשיפורים מבטיח שאפשר יהיה לכלול או לשפר את התכונות לאירוע השנה הבאה. תכנון יזום שכזה מוסיף ערך גם לספונסרים. ובהכרח, כל טיולי הקהילה המצליחים מקווים לצמוח ולהתרחב משנה לשנה.

חשוב להישאר ממוקד במטרה העיקרית של קיום אירועים כאלה: גיוס כספים. עבור אותם מתכנני אירועים שקיימו בעבר טיול קהילתי, אחד התקופות החשובות ביותר לתכנון קורה למעשה לאחר סיום ההליכה. על מנת ללמוד על ההיבטים הרבים בתכנון וביצוע טיול התרמה קהילתי, אנו הולכים לקבל מבט מאחורי הקלעים באירוע יום האם בו נערך ארגון Y-ME לסרטן השד של שיקגו.

טיול התרמה לחסכון בסרטן השד ליום האם של Y-ME

Y-ME הוקמה על ידי שני ניצולים מסרטן השד בשנת 1979. העמותה הייתה ידועה בעיקר בזכות התוכנית הלאומית הלועזית של סרטן השד לחולי סרטן השד. התוכנית זכתה לתהילה כאשר המוקד החיובי היחיד במדינה, הפועל 24 שעות ביממה, מאויש כולו על ידי ניצולי סרטן השד, המיומנים כיועצי עמיתים. אך הארגון גם אירגן טיול התרמה שנתי ביום האם, שתמך בתוכניות ובשירותים שלהם. בשנת 2007 גייסה Y-ME יותר מ- 7 מיליון דולר עם כמעט 43,000 צועדים מ -12 ערים. עד שנת 2008 השתתפו 15 ערים. לרוע המזל Y-ME סגר את שעריו בשנת 2012, אך מורשת התרמה השנתית שלו נותרה מקרה נהדר עבור מתכנני אירועים ללא מטרות רווח.

ניתן לייחס חלק ניכר מהצלחת ההתרמה של Y-ME לגישה מאורגנת לתכנון ולפקח קודם כל על היעדים החשובים ביותר. ליז קלוג, מנהלת האירועים המיוחדים לשעבר של הארגון, אמרה זאת לאחר שנת השיא שלהם בשנת 2007: "יש לנו תוכנית לנקודות זמן שונות במהלך התכנון. אם כן, ננקוט צעדים לקידום הנקודות הקריטיות ביותר בזמן כדי לוודא שאנחנו מצליחים. לדוגמה, בעיר בה אנו עשויים לארח אירוע בפעם הראשונה, עלינו להתמקד בלוודא שיש לנו מקום ומיקום נהדר בו אנשים ירצו לחזור. בהמשך הדרך אנו יכולים להתמקד באילו בתי קפה נשחרר את העלונים. "בואו נסתכל כיצד קלוג וצוות התכנון של אירועים Y-ME ארגנו אירוע כה מוצלח.

ניתוח המספרים

אירוח טיול קהילתי או אירוע דומה מחייב להפגיש כמה יעדים מכוננים שונים, אך בסופו של דבר העמותה או הצדקה המארחת את האירוע עושים זאת כדי לגייס כסף למען מטרתם. לפיכך, השלב הראשון בתכנון האירוע הבא קורה כאשר האירוע הנוכחי מסתיים, ורוב העבודה הזו מקיפה את "המספרים".

"בדקנו מקרוב את המספרים לאחר סיום האירוע", מסביר קלוג, "השווינו איך התנהגנו השנה לעומת השנה הקודמת. בחנו את חווית המשתתף. הערכנו את קטגוריות החסות שלנו. השבנו לכל דוא"ל מיידי אודות האירועים. "מתכנני האירועים ינקטו גם צעדים מיידיים כדי להבטיח שכל המעורבים באירוע השנה יימשכו בשנה הבאה.

קלוג גם חפר לפרטים. בהערכותיה היא התבוננה בכל דבר ממספר המתנדבים שהשתתפו בנפח חולצות הטריקו שהופצו. לאחר מכן היא תשאל אם היא צריכה פחות או יותר לשנה הבאה.

תכנון ציר זמן

עבור אלו המארגנים טיול התרמה קהילתי, חשוב לדעת באילו צעדים יש לטפל בזמנים שונים. לרוב העמותות אין מותרות של אנשי צוות רבים וחברי ועדים מתנדבים להניע את הצלחת האירוע. אולם המתכננים מכירים בכך שהם חייבים לוודא שהם עובדים בשיתוף פעולה הדוק עם משרד ראש העיר ומחלקת העבודות הציבוריות בכדי לקבל את האירוע בלוח השנה הציבורי.

קלוג מציע שהצעד הראשון לאחר ניתוח המספרים בשנה שעברה יהיה להתמקד בגיוס תאגידי. אם האירוע אינו תוכנית חדשה, חשוב לזכות בתמיכה הארגונית באירוע של השנה הבאה מיד לאחר סיום האירוע השנה. "התמקדנו בחידוש החסויות כשמסרנו את דוח העיתון לאירועים", אומר קלוג. היא מציעה גם את הדגשים הבאים למתכננים המעוניינים לארגן טיול קהילתי כאירוע התרמה:

  • זהה ספונסרים ארגוניים
  • פיתוח תוכניות צוות הליכה
  • קבע פעילויות אירוע
  • התחל בגיוס מהלך
  • סיים לוגיסטיקה לאירועים
  • ערכו את האירוע
  • ערכו אירוע "תודה"
  • העריכו והתחילו את האירוע שלאחר מכן

Y-ME ישכור גם חברת לוגיסטיקה חיצונית שתטפל ברבים מהדרישות הלוגיסטיות שלה. אך אחד המועילים ביותר היה הטמעת מערכת רישום מקוונת.

הצלחה במערכת הרישום המקוון

Y-ME נודע במהרה על חשיבות השימוש באינטרנט לרישום מקוון ומאז דגל בחריפות לשימוש בטכנולוגיה לרישום מקוון וגיוס כספים.

הם השקיעו במערכת ניהול יחסים מקובלת מקוונת שתשמש כאתר המירוצים שלהם לשנת 2003. מערכת מסוג זה משמשת כאתר אישי למתנדבים לצורך פנייה אישית לתרומות ומעורבות אחרת. זה לוכד מידע למסד נתונים יחיד ומשמש כלי לראשי צוות הצוות לעודד את חבריהם.

המשתתפים ברשת עלו מ -4,000 ל- 11,594. התרומות המקוונות עלו מ -5,000 ל -19,650. צוות Y-ME האמין כי הוא תורם להשגת יעד של 2.35 מיליון דולר, ובנוסף, הטכנולוגיה הפחיתה את עלויות הניהול בכ- 20,000 $.

מערכת כזו יכולה לשמש גם כלי תקשורת חשוב המאפשר לארגון לבצע מעקב ולהמשיך לערב בוחרים מעבר ליום המירוץ עצמו.

ציר הזמן של המירוץ

טיולים קהילתיים נקבעים לרוב בשעות הבוקר. בהתאם למורכבות השילוט והמיקום, ההגדרה לאירוע עשויה בדרך כלל להתחיל כבר שבוע לפני האירוע, כאשר מרבית הפעילות מתרחשת מספר ימים לפני ההליכה.

כאשר Y-ME היה מתכנן את אירוע ההתרמה השנתי שלהם, הצוות בדרך כלל ינסה להגביל את האזור בו ערכו את ההליכה כך שלא ידרוש זמן משמעותי של משאב כדי לבצע משימות מבצעיות מסוימות כמו סגירת רחובות. ההליכה שלהם בדרך כלל הייתה לא תחרותית, כך שהיא גם עוזרת שהם לא היו צריכים לקחת בחשבון את הדרישות הדרושות לסביבת מירוצים תחרותית יותר.

לוח הזמנים ליום המירוץ עצמו זרם בדרך כלל כדלקמן:

  • צוות תכנון אירועים מגיע (2.5 שעות לפני ההליכה)
  • צ'ק אין בהתנדבות (שעתיים לפני ההליכה)
  • צ'ק אין והגדרת חסות (שעתיים לפני ההליכה)
  • ההרשמה מתחילה (שעה וחצי לפני ההליכה)
  • הגדרת קו התחלה (30 דקות לפני ההליכה)
  • טקסי פתיחה (10 דקות לפני ההליכה)
  • המירוץ מתחיל
  • תחילת הבידור המרכזי של הבמה (שעה לאחר תחילת ההליכה)
  • הערות שלב ראשי רשמי (לאחר סיום ההליכה; בסימון של 1.5 שעות)
  • התוכנית מסתיימת רשמית (3 שעות לאחר תחילת ההליכה)
  • התפלגות אירועים מתחילה (לאחר שהאירוע מסתיים רשמית)

טיפים לתכנון טיול או ריצה קהילתיים

עבור אותם ארגונים המעוניינים לערוך טיול קהילתי או לרוץ לראשונה, קלוג מציע כמה הצעות שיעזרו להבטיח אירוע מוצלח.

  • התחל עם לידים חמים, כולל מתנדבים מחוברים היטב, נותני חסות או צוות גדול. הגדירו תוצאות מדידות.
  • הערך אירועי מתחרים בעיר / מקום שלך כדי לזהות את שיטות העבודה המומלצות שלהם ואזורים לשיפור.
  • עבוד עם משרדי העירייה ומחוזות הפארק כדי לדון בהיתרים הנדרשים ולוגיסטיקת האירועים שלך: זמן, מיקום, מספר המשתתפים. וודא שאתה מוכן לפגישות האלה.
  • הבן את התקציב שלך וודא שאתה שומר על הוצאות התפעול שלך עד 25-30% לאירוע חדש. יש ארגוני צדקה שואפים ל-15-20% מסך ההוצאות.
  • הבטחו חסויות שיספגו 100% מהוצאות התפעול של האירוע שלכם.

צפו בסרטון: Our Miss Brooks: Magazine Articles Cow in the Closet Takes Over Spring Garden Orphan Twins (אַפּרִיל 2020).

Loading...